【美容室で働く】教育カリキュラムを紹介|『電話応対#02』9つのポイント

美容室での電話応対を知りたい方へ。本記事では、電話対応の基本や大切なポイント9つを大公開!電話応対に最も大切な『笑声』についても紹介していますので、気になった方はぜひ活用してみてください!

また、同じ内容を動画でも紹介しています。ぜひご覧ください。

目次

最初は誰でも怖い『電話に出る』こと

woman holding red and silver can

「お客様から電話が来ただけでドキドキしちゃう…」「失礼がないように対応できる自信がない」。美容室で働いたことのない未経験の人にとって、電話応対は結構高いハードルですよね?美容室で働き始めたけど、出来る事なら電話応対は避けたい、そんな風に思う人もいるのではないでしょうか。

でも、電話応対は美容室で働くための基本中の基本です。電話応対は慣れたら、全然苦じゃないのです。むしろ、電話応対が楽しくなること間違いなし!

ここで電話応対の基本をしっかり学んで、たとえ未経験であっても気持ちよく美容室で働くことをスタートできるようになりましょう!

慣れれば簡単!基本の電話対応9つのポイント

美容室での電話応対には、正しい基本手順があります。しっかり覚えて自信をもって実践していきましょう!
ここでは、お客様からのご予約のお電話を頂いたときの基本電話応対の9つのポイントを紹介します。

電話応対ポイント1. 3コール以内に出る

電話がかかってきたら3コール以内に受話器を取るのが一般的なビジネスマナーとされています。このマナーはとても多くの人が当たり前のように実践しているものです。

電話に出るのが遅かったからといって、大きなトラブルになることは考えにくいのですが、社員教育ができていない会社だと思われてしまう可能性はあります。また、出てもらうのを待ちきれず、電話を切ってしまうお客様もいるかもしれません。「電話は3コール以内に出る」をぜひ実践してください。

もし3コール以上鳴ってしまった場合は、既にイライラしているお客様相手の電話応対になることを覚悟し、必ず最初に「お待たせして大変申し訳ございません」謝罪からスタートしてみることをお勧めします。

電話応対ポイント2. 会社名を名乗る

自分:『お電話ありがとうございます。◯◯ヘアー◯◯店でございます』
お客様:『予約したいんですが…』

お客様の方からお名前を言っていただいた時

自分:『◯◯様ですね、いつもありがとうございます』

電話応対ポイント3. 日にち/担当者/メニューのご希望を聞く

自分:『ありがとうございます。いつのご予約でしょうか?』
お客様:『◯日がいいんですけど…』
自分:『◯日ですね、担当はお決まりでしょうか?』  

お客様から担当者の名前を伝えていただいた場合

お客様:『◯◯さんでお願いします』
自分:『◯◯ですね、かしこまりました』

ここでポイント!自分の会社の人を[さん]付けしない

担当者が決まっていない場合

お客様:『特にありません』
自分:『かしこまりました』

自分:『メニューはお決まりでしょうか?』
お客様:『カットでお願いします』
自分:『カットのみでよろしいでしょうか?』

ここでポイント!カットだけでよろしいでしょうか?←×お客様に[だけ]は失礼

電話応対ポイント4. 時間の確認

自分:『かしこまりました、ご希望のお時間はございますか?』
お客様:『◯時でお願いします』

予約状況が空いている場合は午前、午後のご希望を聞いてから提案します

自分:『◯時か◯時はいかがでしょうか?』or『◯時以降はいかがでしょうか?』

電話応対ポイント6. お名前を伺う

ご希望通りの予約が取れる場合

自分:『お名前をお伺いしでもよろしいでしょうか??』
お客様:『◯◯です』

ここでポイント!2回目以降のお客様には『いつもありがとうございます』と感謝をお伝えする

ご希望通りに予約が取れない場合

自分:『担当に確認致しますのでお客様のお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか??』
お客様:『◯◯です』
自分:『只今(担当に)確認して参りますので少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか??』
お客様:『はい!』

保留

ここでポイント!『少々お待ちください』と言って勝手に保留にせず、『よろしいでしょうか?』と聞いて『はい!』とお返事を聞いてから保留にします
ここでポイント!保留は30秒が限界です!迅速な対応を心がけましょう

予約ができる

自分:『大変お待たせいたしました。そのお時間でお受け出来ます。』

予約出来ない
自分:『大変お待たせしました。申し訳ございません、あいにくそのお時間は混み合っおりまして、◯時ですとご案内出来ますがいかがでしょうか??』

ここでポイント!ご希望の時間にご案内できなかった場合は必ず代替案を提案しましょう
ここでポイント!お断りした場合はお断りシートに記入しましょう

電話応対ポイント7. 最後の確認

自分:『では、確認させて頂きます。◯◯様、◯月◯日◯曜日◯時から、カットで担当が◯◯でお間違えありませんでしょうか??』
お客様:『大丈夫です』
自分:『では、当日ご来店お待ちしております。お電話ありがとうございました。失礼いたします』

ここでポイント!マニュアル的にならないように相づちを入れながら進んでいきましょう

電話応対ポイント8. 相手が電話を切ってから電話を切る

ここが最後の重要ポイントです。相手が電話を切ったことを確認してから、電話を切ります。どんなに忙しくても、絶対にこちらから電話を切ることをしないようにしましょう。ビジネスマナーの基本です。

電話応対ポイント9.電話の相手がお客様ではない場合の電話応対

電話の相手が取引先や営業の場合

自分:『いつもお世話になっております』

自社スタッフの場合

自分:『お疲れ様です◯◯です』

お名前を聞く ⇨ 用件を聞く ⇨ メモを取る ⇨ 伝達する

電話応対で大切な『笑声』とは??

long black haired woman smiling close-up photography

電話応対は、相手の顔が見えない接客になります。いつもの声よりもワントーン高く、『笑声』を意識しましょう。マニュアル的にならないように『〜ですね』『かしこまりました』など相づちや、電話相手の言葉を繰り返す(オウム返し法)などをしながら応対しましょう。

『笑声』とは、声から笑顔が想像できる声のこと!顔の見えない相手に笑顔で話していることが想像できる声の事を言います。
例えば隣の席のグループから話し声が聞こえてきて、声から笑顔が想像できることはありませんか?その声が『笑声』です。見えない相手と話す声の理想の形ですので、練習してみましょう。

笑声になるコツ

しかめっ面のまま楽しそうな声を出ことは無理があります。電話応対中の表情が声の印象にとても大きな影響を与えるのです。まずは口角を上げることを意識して電話応対中はできるだけ笑顔でいるように心がましょう。

実践を重ねれば絶対にうまくなる『電話応対』

woman holding smartphone while writting

最初にも書きましたが、電話応対に対する苦手意識を克服するには、慣れることが一番です。ここで紹介した、9つのポイントと言葉の例を丸暗記して、あとは実践あるのみ。最初は失敗してしまうこともあるかもしれません。でも、失敗は誰にでもあること、怖がらずに電話に出てみることが大切です。2回、3回と電話に出るたびに自信がついて、必ず上手くなっていきます!

予約電話応対で美容室の印象が決まる」といわれるほど、電話応対は「美容室のイメージ」となります。
お互いに顔が見えないため、普段よりもより一層明るく元気に応対をすることが必要です。「お店の代表」であることを自覚してどのようなときでもお客様の立場に立った丁寧な応対を心がけましょう!

YouTube動画でも紹介|#02【電話応対】編

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この記事を書いた人

abie hair 在籍。新店舗オープンに携わりながら現在ディレクターを務める。女性美容師ならではの視点でエイジレスな女性に必要な情報を発信します。

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